Klantcontact: de grootste uitdaging, maar het leukste onderdeel

Klantcontact: de grootste uitdaging, maar het leukste onderdeel

5 min leestijd | Nieuws

Een blog van Zjane Plas, Junior Assistent Accountancy

Nu ik inmiddels wat zelfstandiger ben wat betreft de boekhoudingen en mezelf dus aardig red (hoewel ik nog steeds geweldige hulp krijg van mijn collega’s) heb ik inmiddels ook een paar klanten op naam. Dat betekent dat ik vanaf de samenstelpraktijk zelf het contact heb met de klant. Bij ons op kantoor heeft de klant altijd 2 aanspreekpunten: zijn adviseur en zijn contactpersoon van de samenstelpraktijk. Zo blijven de lijntjes kort, zowel voor de klant als voor onszelf. Als ik vragen heb kan ik zelf de klant even bellen en andersom. Inmiddels heb ik al ongeveer 25 klanten op mijn naam staan. Voor deze klanten stel ik zelf de jaarrekening op en doe ik de btw-aangifte.


Samen met mijn teamleider heb ik begin dit jaar een plan opgesteld. Om mijn eigen klanten goed te leren kennen mag ik van mijn teamleider naar de klanten toe om eens kennis met ze te maken en het bedrijf te zien. Erg leuk, en ik denk dat ik inmiddels al 7 of 8 klanten heb bezocht. Bij één van de klanten ben ik met de adviseur mee geweest bij het bespreken van de jaarrekening. Bij een paar anderen heb ik gelijk de facturen voor de btw-aangifte opgehaald terwijl er ook een paar zijn waar ik zogezegd ‘zonder reden’ heen ben gegaan.

Van tevoren maak ik natuurlijk wel even een afspraak met de klant. Gelukkig is het bij de meeste veehouders zo dat je vaak dezelfde week nog langs kunt komen. Ik maak altijd een afspraak rond de koffietijd. Dan kunnen we elkaar binnen leren kennen onder het genot van een kopje koffie (of thee, in mijn geval). Nadat we die, en de daaropvolgende kop, op hebben gaan we naar buiten om het bedrijf te bekijken. Waar ik binnen vooral probeer te luisteren, probeer ik buiten vooral alles te zien.

Aan de keukentafel probeer ik vooral goed naar de boer te luisteren. Wat motiveert ze, wat vinden ze belangrijk en wat is hun verhaal? Ik heb inmiddels dus ongeveer 8 klanten leren kennen en 8 verschillende verhalen gehoord. Het is zo leuk om al die verhalen te horen! Elke boer is anders en zit heel anders in elkaar. Vóór mijn bezoekjes ken ik ze alleen maar van naam, terwijl ik na mijn bezoek zoveel meer over ze weet. Ik heb een gezicht bij de naam, ik kan ze eindelijk herkennen maar ook de samenwerking verloopt nog beter. Ik weet namelijk wat zij belangrijk vinden en waar ze op letten. En dat is geheel wederzijds. De veehouder weet ook met wie ze te maken hebben, met wie ze steeds aan het bellen zijn of van wie ze steeds een mailtje krijgen. Hoewel dit mijn belangrijkste reden is voor een bedrijfsbezoek, hangt er voor mij nog een ander voordeel aan.

Ik ben het natuurlijk gewend om op een boerderij te werken. Maar bijna geen van de boeren wil geloven dat ik ook echt daadwerkelijk op een boerderij werk en alles doe wat er maar te doen valt, haha! Dit snap ik ook best, want wat moet iemand die op een kantoor werkt nou op een boerderij doen…? En dit is al helemaal het geval als ik een jurkje aan heb, wat natuurlijk geen gebruikelijke outfit is op de boerderij. Maar goed, ik vind het dus heel fijn om het bedrijf zelf ook te zien. Ik verwerk alles van het bedrijf, ik doe de afschrijvingen, activeer de investeringen, boek het groot onderhoud, het melkgeld en ga zo maar door. En toch, als ik het bedrijf dan zie, is het altijd anders dan ik mij in eerste instantie had voorgesteld. Door het bedrijf een keertje te zien weet ik beter waar alles betrekking op heeft en waar het precies over gaat. Daarom probeer ik dus alles heel goed te bekijken, en zo veel mogelijk vragen te stellen als we een rondje door het bedrijf doen.

Eenmaal op de terugweg, terug naar ons kantoor, weet ik zeker dat dit het leukste onderdeel is van mijn werk. Het klantcontact. Echter begint dan ook weer een grote uitdaging. Boekhouden is iets wat je kunt leren, ook al kost het misschien wat moeite, het is te leren. Klantcontact daarentegen is iets wat je moeilijker kunt leren. Je hebt met mensen te maken, die vooral heel verschillend zijn. De eerste keer dat je een klant belt zal altijd even spannend zijn. Maar door contact met klanten te hebben kun je echt een toegevoegde waarde zijn. Je kunt echt iets voor de klant gaan betekenen. En heeft de klant een vraag? Dan zullen ze contact met jou opnemen en krijg je de kans om de klant goed te helpen. Ook zul je erachter komen dat je lang niet alle vragen kunt beantwoorden en dat je nog veel te leren hebt. Dan kom je erachter dat je met sommige klanten heel goed en makkelijk kunt praten terwijl dat met andere klanten soms wat lastiger is. Persoonlijkheden verschillen en je kunt niet met iedereen bevriend zijn. Dat is iets wat je zult moeten accepteren.

Gelukkig kan ik tot nu toe goed met mijn klanten overweg. Mocht er dan straks toch eentje zijn waarbij onze persoonlijkheden wat botsen, dan zal dat voor mij een leuke uitdaging zijn om toch te proberen daar goed mee overweg te gaan. Maar nu de klanten mij ook steeds beter leren kennen bellen ze ook steeds vaker naar mij. Dan probeer ik hun problemen of vragen zo goed mogelijk op te lossen. Soms lukt dat goed en leg ik de telefoon met een tevreden gevoel weer neer. Andere keren moet ik de vraag toch nog bij de adviseur neerleggen. Maar dat geeft niet, ik weet dat ik nog genoeg te leren heb. Gelukkig maar!